Qué es un membrete y qué debe llevar la hoja membretada de una empresa
Respuesta corta
Un membrete es el encabezado impreso en el papel de carta de una empresa o institución con su nombre, su logotipo y sus datos de contacto. En España, las sociedades y empresarios inscritos en el Registro Mercantil deben hacer constar en su correspondencia el domicilio y los datos de inscripción, y las sociedades también su forma jurídica (art. 24 del Código de Comercio). La hoja membretada se imprime normalmente en A4 sobre papel offset de 90 a 120 g/m².
El membrete es la pieza más antigua de la papelería corporativa y la que más se sigue usando aunque casi todo se envíe por correo electrónico: la carta en PDF que se adjunta a un email también lleva membrete. Aquí tienes qué es, qué datos debe incluir según la normativa española, qué papel usar y cómo se imprime para que funcione después en la impresora de la oficina.
¿Qué es un membrete?
Un membrete es el encabezado impreso en el papel de una empresa, profesional o institución, con su nombre, su logotipo y sus datos de contacto. Por extensión, se llama también membrete (u hoja membretada, papel membretado o papel de carta) a la hoja que lo lleva impreso.
Aunque se asocia a la parte superior de la hoja, el membrete puede repartirse: el logotipo arriba y los datos legales en el pie, o una franja lateral. Lo importante es que identifique al emisor sin restar espacio al contenido de la carta.
¿Qué datos debe llevar el membrete de una empresa?
Debe llevar, como mínimo, el nombre o la razón social, el domicilio y los datos de contacto; y si la empresa está inscrita en el Registro Mercantil, también sus datos registrales. La obligación no está en una norma sobre membretes, sino en el artículo 24 del Código de Comercio, que se aplica a «toda su documentación, correspondencia, notas de pedido y facturas».
| Dato | ¿Quién debe incluirlo? | Norma |
|---|---|---|
| Domicilio | Empresarios individuales, sociedades y entidades de inscripción obligatoria en el Registro Mercantil | Código de Comercio, art. 24.1 |
| Datos de inscripción en el Registro Mercantil | Los mismos | Código de Comercio, art. 24.1 |
| Forma jurídica (S.L., S.A., etc.) | Sociedades mercantiles y demás entidades | Código de Comercio, art. 24.1 |
| Situación de liquidación | Sociedades en liquidación | Código de Comercio, art. 24.1 |
| Capital suscrito y desembolsado | Solo si la sociedad decide mencionar su capital | Código de Comercio, art. 24.1 |
| Condición de unipersonal | Sociedades de capital con un único socio | Ley de Sociedades de Capital, art. 13.2 |
| Datos de inscripción de la sucursal | Correspondencia emitida por una sucursal | Reglamento del Registro Mercantil, art. 308 |
Los datos de inscripción se expresan habitualmente como registro, tomo, folio, hoja e inscripción, tal como figuran en la nota del Registro Mercantil de la empresa. Aunque la ley no lo exige expresamente en este artículo, casi todas las empresas añaden también el NIF, porque lo pide cualquier factura y facilita la identificación.
Además de los datos obligatorios, un membrete completo suele incluir:
- Logotipo y nombre comercial, si es distinto de la razón social.
- Teléfono, correo electrónico y web.
- Dirección de otras sedes, si las hay.
- Sellos de calidad o certificaciones que la empresa tenga derecho a usar, siempre según las condiciones de uso de cada logotipo.
Un autónomo no inscrito en el Registro Mercantil no tiene la obligación del art. 24, pero su membrete debería llevar igualmente nombre, NIF y domicilio si va a usar ese papel para presupuestos o facturas.
¿Puedo usar el papel membretado para hacer facturas?
Sí, siempre que la factura contenga todos los datos que exige el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, el Reglamento de facturación. El membrete puede aportar los datos fijos del emisor, y el resto se completa en cada factura:
| Dato obligatorio en la factura (art. 6 RD 1619/2012) | ¿Puede ir en el membrete? |
|---|---|
| Nombre y apellidos o razón social completa del emisor | Sí |
| NIF del emisor | Sí |
| Domicilio del emisor | Sí |
| Número y, en su caso, serie (correlativa) | No: cambia en cada factura |
| Fecha de expedición | No |
| Nombre o razón social, NIF y domicilio del destinatario | No |
| Descripción de las operaciones, precio unitario sin impuesto y descuentos | No |
| Tipo impositivo, cuota tributaria y fecha de la operación si es distinta | No |
Si las facturas se rellenan a mano, lo práctico es un talonario autocopiativo numerado en lugar de hojas membretadas sueltas. Lo explicamos en los elementos de la papelería corporativa.
¿Qué papel y gramaje se usa para el papel membretado?
El papel membretado se imprime casi siempre en A4 (210×297 mm) sobre papel offset sin estucar de 90 a 120 g/m². Es un papel que admite bien la escritura con bolígrafo o pluma y que después pasa sin problemas por impresoras láser e inkjet.
| Uso | Papel recomendado | Gramaje |
|---|---|---|
| Correspondencia diaria, presupuestos | Offset blanco | 90-100 g/m² |
| Cartas de dirección, certificados | Offset de alta blancura o ahuesado | 100-120 g/m² |
| Imagen premium | Verjurado o texturado | 100-120 g/m² |
| Imagen sostenible | Offset reciclado o con certificado FSC | 90-120 g/m² |
| Hojas de continuación (segunda página) | El mismo papel, con un membrete reducido | El mismo gramaje |
El papel de 80 g/m² es el de las resmas de oficina. Funciona, pero al tacto se nota que es el mismo papel que la fotocopiadora. Entre 90 y 100 g la diferencia ya se percibe sin que la hoja sea demasiado gruesa para doblarla en tres y meterla en un sobre. Las diferencias entre offset, verjurado y texturado están en la guía de tipos de papel y gramajes.
¿Cómo se diseña un membrete?
Un buen membrete ocupa poco y deja libre la zona de escritura. Algunas pautas que funcionan:
- Reserva el espacio del texto. El logotipo y los datos no deberían ocupar más de 3 o 4 cm en la parte superior; los datos legales caben en un pie de 1,5 a 2 cm con letra de 7 u 8 puntos.
- Piensa en el sobre con ventana. Si las cartas van a ir en sobres con ventana, la dirección del destinatario tiene que caer justo en la ventana al doblar la hoja. La norma alemana DIN 5008 fija dos posiciones (formularios A y B) para ese campo, y es la referencia que siguen muchos fabricantes de sobres. Las medidas de las ventanas habituales están en tamaños de sobres.
- Respeta el margen de las impresoras. Las impresoras de oficina no imprimen hasta el borde; si el texto de la carta se va a imprimir sobre el membrete, deja márgenes de al menos 15-20 mm.
- Prepara una segunda hoja. Las cartas largas necesitan una hoja de continuación con solo el logotipo o sin membrete, en el mismo papel.
- Ten la versión digital. La misma composición en plantilla de Word o Google Docs para las cartas que se envían en PDF, con los mismos márgenes que la hoja impresa.
¿Offset o digital? ¿Y servirá para mi impresora láser?
Para tiradas medias y altas, el membrete se imprime en offset; para tiradas cortas, en digital. El offset reproduce con exactitud los colores corporativos (incluidas las tintas directas Pantone) y abarata la unidad cuanto mayor es la tirada. La impresión digital no necesita planchas y es más económica en pocas unidades.
Lo que más problemas da no es la técnica, sino lo que pasa después: la hoja membretada vuelve a entrar en una impresora láser para imprimir el texto de la carta. El fusor de la láser calienta el papel, y una tinta o un barniz no preparados pueden repintar, mancharse o ensuciar el tambor. Por eso:
- Indica siempre que el papel se usará en impresora láser. La imprenta elegirá tintas y secado aptos.
- Evita barnices, plastificados y estucados brillo en el papel de carta.
- Prueba unas hojas en tus impresoras antes de dar por buena la tirada completa.
Antes de enviar el diseño, repasa el sangrado (si el membrete llega al borde), el modo de color y las fuentes en cómo preparar archivos para imprenta.
Resumen
- Qué es: el encabezado impreso con el nombre, el logotipo y los datos de la empresa.
- Datos legales: domicilio, datos registrales y forma jurídica si estás inscrito en el Registro Mercantil (art. 24 del Código de Comercio); «sociedad unipersonal» si lo eres.
- Formato: A4, 210×297 mm.
- Papel: offset de 90 a 120 g/m², apto para láser.
- Diseño: cabecera discreta, pie con datos legales y dirección alineada con la ventana del sobre.
Puedes ver papeles y tiradas en papel de carta membretado o pedir un presupuesto con tu diseño.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una hoja membretada?
Es una hoja de papel, normalmente A4, que lleva impresos el nombre, el logotipo y los datos de la empresa o institución, en la parte superior, en el pie o en ambos. Se usa para cartas, presupuestos, certificados y cualquier comunicación formal.
¿Qué datos debe llevar el membrete de una empresa?
Como mínimo, la denominación o razón social, el domicilio y los datos de contacto. Si la empresa está inscrita en el Registro Mercantil, el art. 24 del Código de Comercio obliga a incluir en su correspondencia el domicilio y los datos de inscripción, y a las sociedades, además, la forma jurídica. Si es unipersonal, debe indicarlo.
¿Qué gramaje de papel se usa para hojas membretadas?
Entre 90 y 100 g/m² en papel offset sin estucar para el uso diario, y de 100 a 120 g/m² cuando se quiere más cuerpo o se usan papeles verjurados o texturados. El papel de 80 g es el de impresora de oficina y se percibe más fino.
¿Se puede imprimir en una impresora láser sobre papel membretado?
Sí, si el membrete se ha impreso con tintas y papel aptos para láser. Conviene evitar barnices, plastificados y estucados brillo, y decírselo a la imprenta al pedirlo, porque el calor del fusor de la impresora puede afectar a tintas no preparadas.
¿Cuál es la diferencia entre membrete y logotipo?
El logotipo es el símbolo gráfico de la marca. El membrete es el bloque completo que encabeza el papel de carta: incluye el logotipo, pero también el nombre de la empresa y sus datos de contacto y, en su caso, registrales.
¿Una factura en papel membretado es válida?
Sí, siempre que contenga los datos que exige el art. 6 del Real Decreto 1619/2012: número y serie, fecha, nombre o razón social y NIF del emisor y del destinatario, domicilios, descripción de la operación, base, tipo y cuota del impuesto, entre otros. El membrete puede aportar los datos fijos del emisor.
Fuentes
- Código de Comercio, art. 24: datos en documentación y correspondencia (BOE)
- Real Decreto Legislativo 1/2010, Ley de Sociedades de Capital, art. 13.2: unipersonalidad (BOE)
- Reglamento del Registro Mercantil, art. 308: documentación de la sucursal (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, art. 6 (BOE)
- Hoja membretada (Wikipedia)
- Paper size: A4 y campo de dirección según DIN 5008 (Wikipedia)
- Papel offset: gramajes y certificaciones (catálogo Antalis España)