Qué incluye la papelería corporativa: elementos, medidas y gramajes
Respuesta corta
La papelería corporativa es el conjunto de piezas impresas con la identidad de una empresa. Lo básico son las tarjetas de visita (85×55 mm), el papel de carta membretado (A4) y los sobres (americano 115×225 mm o DL 110×220 mm, C5 y C4); se completa con carpetas con solapas, blocs, tarjetones, talonarios, sellos, etiquetas y la firma de correo electrónico.
Cuando una empresa encarga «la papelería», casi nunca está claro qué entra. Unas veces son solo las tarjetas; otras, todo lo que lleva el logotipo. Esta guía reúne las piezas que forman la papelería corporativa, con la medida, el gramaje y el acabado habituales de cada una, para que puedas decidir qué necesitas y pedirlo con las especificaciones correctas.
¿Qué es la papelería corporativa?
La papelería corporativa es el conjunto de piezas impresas (y su versión digital) que una empresa usa en su comunicación diaria, diseñadas con la misma identidad visual. Lo que la define no es una lista cerrada de productos, sino la coherencia: el mismo logotipo, los mismos colores, la misma tipografía y los mismos datos en la tarjeta, en la carta, en el sobre y en la firma del correo.
Esa coherencia no es solo estética. Las sociedades y empresarios inscritos en el Registro Mercantil deben hacer constar su domicilio y sus datos registrales en toda su documentación y correspondencia (art. 24 del Código de Comercio), así que tener todas las piezas al día evita errores legales además de visuales.
¿Qué elementos incluye la papelería corporativa?
Esta tabla reúne los elementos habituales con sus especificaciones de partida. Son valores de referencia, no reglas: cada pieza admite otros papeles y acabados.
| Elemento | Medida habitual | Gramaje típico | Acabado habitual |
|---|---|---|---|
| Tarjeta de visita | 85×55 mm | 300-400 g/m² | Estucado mate o brillo, o sin estucar; laminado, stamping o relieve en premium |
| Hoja membretada | A4, 210×297 mm | 90-120 g/m² | Offset sin estucar, apto para láser, sin barniz |
| Sobre americano | 115×225 mm | 80-90 g/m² | Offset blanco, con o sin ventana, autoadhesivo |
| Sobre DL | 110×220 mm | 80-90 g/m² | Offset blanco, con o sin ventana |
| Sobre o bolsa C5 | 162×229 mm | 80-100 g/m² | Offset o verjurado |
| Sobre o bolsa C4 | 229×324 mm | 90-120 g/m² | Offset, verjurado o kraft |
| Carpeta A4 con solapas | Cerrada, algo mayor que A4 (según troquel) | 300-350 g/m² | Cartulina estucada; laminado mate o brillo |
| Bloc de notas | A4, A5 o A6 | 70-100 g/m² interior | Offset; encolado en cabeza, con cartón trasero |
| Tarjetón | 1/3 de A4 (99×210 mm), A6 o similar | 300-400 g/m² | Como la tarjeta de visita |
| Talonario (facturas, albaranes, recibos) | A4, A5 o 1/3 de A4 | Papel autocopiativo | Numerado, 2 o 3 copias de colores distintos, encolado o con perforado |
| Sello | Según el texto (rectangular, redondo) | — | Automático, de caucho o de bolsillo |
| Etiqueta adhesiva | Según uso (remite, cierre, envases) | Papel o vinilo adhesivo | Corte recto o troquelado |
| Firma de correo electrónico | Ancho ajustado al cuerpo del correo | — | Texto real + logotipo ligero |
Los detalles de cada formato de sobre (qué cabe en cada uno, ventanas y diferencias entre sobre y bolsa) están en tamaños de sobres. Los de la tarjeta, en medidas de la tarjeta de visita.
¿Cuáles son los elementos imprescindibles?
Los imprescindibles son tres: la tarjeta de visita, la hoja membretada y el sobre. Con ellos una empresa puede presentarse, escribir y enviar documentación con una imagen coherente.
- Tarjeta de visita. Una por cada persona que trata con clientes o proveedores. Es la pieza que más se reparte y la que más se renueva (cambios de cargo, de teléfono o de personal).
- Hoja membretada A4. Para cartas, presupuestos, certificados y cualquier comunicación formal. Hoy se usa tanto impresa como en plantilla digital para los PDF que se envían por correo. Qué datos lleva lo explicamos en qué es un membrete.
- Sobre. El americano o el DL para cartas dobladas en tres; el C5 o el C4 si se envía documentación sin doblar o doblada una vez.
¿Qué otros elementos se añaden según la actividad?
El resto depende de cómo trabaja la empresa:
- Carpeta con solapas: para entregar presupuestos, propuestas o documentación en reuniones. Suele llevar ranura para la tarjeta de visita. Se fabrica en cartulina de 300-350 g/m² con un troquel que define las solapas y la ranura; el lomo puede ser plano o con capacidad para varios milímetros de documentos.
- Bloc de notas: para reuniones, recepción o regalo a clientes. Los tamaños A5 y A6 son los más prácticos; el A4 se usa en salas de reuniones.
- Tarjetón: tarjeta más grande que la de visita para notas breves, agradecimientos, invitaciones o saludas. No tiene una medida normalizada; las más prácticas son las que caben en un sobre estándar.
- Talonario autocopiativo: facturas, albaranes, recibos u hojas de pedido rellenados a mano. El papel autocopiativo transfiere lo escrito en la primera hoja a las copias inferiores sin papel carbón, gracias a microcápsulas de tinta. Si se usa para facturas, los datos impresos deben permitir cumplir el Reglamento de facturación (RD 1619/2012): numeración correlativa, datos del emisor y espacio para los del destinatario.
- Sello de empresa: para albaranes, recepciones de documentos o compulsas internas. Lleva normalmente la razón social, el NIF y la dirección.
- Etiquetas: de remite para envíos, de cierre para paquetes o de producto.
- Firma de correo electrónico: la versión digital del membrete. Conviene que el nombre, el cargo y los datos sean texto (no una imagen completa), con el logotipo como imagen ligera, para que se lea bien en móviles y en clientes de correo que bloquean imágenes.
¿Cómo se mantiene la coherencia entre todas las piezas?
Con un pequeño manual de uso o, al menos, una ficha con los elementos fijos. La coherencia se pierde cuando cada pieza se encarga en un momento distinto, a un proveedor distinto y con un archivo distinto. Para evitarlo:
| Elemento fijo | Qué fijar | Por qué |
|---|---|---|
| Logotipo | Archivo vectorial, versiones en color, negro y negativo | Evita logotipos pixelados o con proporciones distintas |
| Colores | Referencias CMYK y, si las hay, tintas directas Pantone | El mismo azul en la tarjeta, la carta y la carpeta |
| Tipografía | Familia y pesos para títulos y textos | Mismo tono en piezas impresas y digitales |
| Datos | Razón social, NIF, domicilio y datos registrales actualizados | Una sola fuente para todas las piezas |
| Papel | Familia de papel y blancura | Las piezas se ven juntas: un blanco frío junto a uno ahuesado se nota |
El papel también forma parte de la identidad. Si la tarjeta va en un papel texturado y la carta en un offset blanco básico, el conjunto pierde unidad. Las familias de papel que existen en varios gramajes (para tarjeta, carta y sobre) facilitan mucho la tarea; las explicamos en tipos de papel y gramajes.
¿Qué conviene preparar antes de pedir la papelería?
Antes de pedir conviene tener tres cosas:
- Los archivos finales de cada pieza, con sangrado, en CMYK y con las fuentes incrustadas o trazadas. Lo repasamos paso a paso en cómo preparar archivos para imprenta.
- Las cantidades por pieza. No se consumen igual: las tarjetas se reponen por persona, los sobres y las hojas se gastan por volumen y las carpetas por número de reuniones o propuestas.
- La lista de personas que necesitan tarjeta, con nombre, cargo, teléfono y correo revisados, para evitar reimpresiones por erratas.
Resumen
- Básico: tarjeta de visita (85×55 mm, 300-400 g), hoja membretada (A4, 90-120 g) y sobre (americano 115×225 o DL 110×220).
- Según actividad: sobres C5 y C4, carpetas con solapas (300-350 g), blocs, tarjetones, talonarios autocopiativos, sellos y etiquetas.
- Digital: firma de correo y plantilla de carta con la misma identidad.
- Clave: mismos datos, colores, tipografías y familia de papel en todas las piezas.
Si quieres pedir varias piezas a la vez con las mismas especificaciones, puedes solicitar un presupuesto con la lista de elementos y cantidades.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la papelería corporativa?
Es el conjunto de documentos y soportes impresos que usa una empresa en su comunicación diaria, diseñados con la misma identidad visual: logotipo, colores, tipografías y datos. Incluye tarjetas de visita, papel de carta, sobres y carpetas, entre otros.
¿Cuáles son los elementos básicos de la papelería corporativa?
Tarjeta de visita, hoja membretada A4 y sobre. Con esos tres una empresa puede presentarse, escribir y enviar documentación con una imagen coherente. Las carpetas, blocs, talonarios y sellos se añaden según la actividad.
¿Qué medidas tiene cada elemento de la papelería corporativa?
Tarjeta de visita, 85×55 mm; hoja membretada, A4 (210×297 mm); sobre americano, 115×225 mm, o DL, 110×220 mm; sobre C5, 162×229 mm; sobre o bolsa C4, 229×324 mm; carpeta para A4 con solapas, algo mayor que el A4 para que quepan los documentos.
¿La firma de correo electrónico forma parte de la papelería corporativa?
Sí. Es la versión digital del membrete y debería usar el mismo logotipo, colores y datos que la papelería impresa. Conviene que sea ligera, con texto real en lugar de una imagen completa.
¿Qué papelería necesita una empresa pequeña para empezar?
Tarjetas de visita para cada persona que trate con clientes, una hoja membretada (también en plantilla digital) y sobres americanos o DL. Las carpetas, los blocs y los talonarios se añaden cuando la actividad los pide.
Fuentes
- Business card: dimensiones por país (Wikipedia)
- Paper size: series A y C, sobres DL y C6/C5 (Wikipedia)
- Catálogo de sobres y bolsas Tompla (febrero de 2024, PDF)
- Sobres de papel y bolsas: formatos, gramajes y ventanas (catálogo Antalis España)
- Papel autocopiativo (Wikipedia)
- Código de Comercio, art. 24: datos en documentación y correspondencia (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (BOE)